Depuis toujours, le sport est un véritable événement fédérateur. Il met petits et grands au diapason, et il n’y a qu’à regarder l’engouement que rencontrent les tournois sportifs (de grand chelem ou en petit comité) pour s’en convaincre. Pour les associations sportives, organiser un tournoi sportif ou une compétition permet non seulement de favoriser la cohésion des membres, mais cela a également pour effet de faire connaitre la structure ou de récolter des fonds. C’est un fait, organiser un tournoi sportif ou une compétition n’est pas une mince affaire, tant sur le plan administratif que financier. Vous l’aurez compris, vous devez procéder par étape pour organiser un tournoi sportif.
Planification et Préparation
Qu’il soit amical ou partie intégrante d’une compétition officielle, les objectifs doivent être réfléchis en amont. Le tournoi est-il payant ou gratuit ? Anticiper vos dépenses (le lieu, les prestataires, les boissons et nourriture, le matériel nécessaire, les affichages…) en prévoyant un budget prévisionnel. Mettez-y également les recettes envisagées.
Choix de la discipline et du lieu
Du choix de la discipline va dépendre le lieu, qui lui va définir les autorisations à demander. À titre d’exemple, vous allez organiser un tournoi de pétanque. Cette discipline se passe généralement en plein air, dans un lieu public. Quel que soit le lieu choisi (en plein air ou dans un espace fermé tel qu’une salle de spectacle, un amphithéâtre, un local universitaire, un local de la mairie…), la sécurité doit être le maitre-mot, autant pour les participants que les spectateurs, mais également pour tous les membres de l’association.
Si l’événement sportif se déroule en plein air, il sera soumis à une réglementation spécifique et des conditions de circulation et d’évacuation proportionnelles au public attendu. Seules les associations loi 1901 déclarées qui ont au moins 6 années d’existence et sont affiliées à la fédération sportive délégataire du sport concerné peuvent organiser un tournoi sportif ou une compétition dans un lieu public.
Financement
Si par exemple, vous organisez votre tournoi sportif dans un local universitaire. Le FAVE ou Fonds d’Aide à la Vie Étudiante, ou bien le FSDIE ou Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes peut vous financer si l’événement participe à l’amélioration de la vie étudiante. Pour finir, il y a également les marques de sport et de boissons qui sont toujours partantes pour sponsoriser les compétitions sportives. Sans oublier la vente de boissons et de sandwiches le jour J.
Que vous soyez une jeune start-up, une association ou encore une entreprise qui souhaite organiser un événement en particulier (foire, salon, séminaire, compétition sportive…), vendre des billets est un moyen de financer votre projet événementiel, mais le sponsoring reste un élément crucial afin de financer votre projet. Pour obtenir les meilleurs partenariats, vous devrez envoyer un dossier professionnel comportant notamment une lettre de demande de sponsoring.
Communication et Promotion
Maintenant que vous avez validé les dates et le lieu, vous devez communiquer autour de l’événement pour générer du public, vendre plus de billets et attirer un bon nombre de participants. Médias sociaux, internet, distribution de prospectus et de flyers, affichage, publicité dans la presse écrite et audiovisuelle… vous avez mille et une façons de faire connaitre votre événement.
Exigences Réglementaires
L’organisation d’un tournoi sportif ou une compétition notamment s’il se déroule sur la voie publique ouverte à la circulation est soumise à des exigences réglementaires strictes. Cette déclaration doit être adressée à la sous-préfecture dans un délai de 6 semaines à 1 mois avant la date prévue. Si la manifestation sportive est à but lucratif et regroupe au minimum 1500 personnes, une déclaration auprès du maire est également requise.
La lettre est obligatoirement signée par le président de l’association (ou son mandataire) et trois responsables de l’organisation habitant dans le département où la manifestation commence. En outre, vous devez également déclarer l’organisation d’un tournoi sportif ou une compétition auprès de la fédération délégataire s’il est ouvert aux licenciés d’une discipline qui fait l’objet d’une délégation de pouvoir et donne lieu à la remise de prix en argent ou en nature dont le montant est supérieur à 3 000 euros.
Dans les faits, si le tournoi sportif se déroule sur la voie publique, les articles R. 331-7 à R. 331-10 et A. 331-2 à A. 331-7 du Code du sport stipulent que vous devez faire une demande d’autorisation auprès du Préfet du département dans lequel le départ de l’épreuve a lieu. Si le tournoi ne nécessite pas la participation de véhicules motorisés, la demande est à adresser auprès de la sous-préfecture s’il se déroule dans l’arrondissement. La demande d’autorisation doit être adressée à l’autorité administrative au moins 3 mois avant la date prévue du tournoi sportif ou de la compétition. Mais ce délai est réduit à 6 semaines si l’événement se déroule dans un seul département.
En vertu de l’article A. Une demande d’autorisation en double exemplaire mentionnant la nature et la date de la discipline, le nombre approximatif des concurrents, le nom et l’adresse du siège de l’association ainsi que de la fédération à laquelle elle est affiliée, le calendrier sur lequel a été inscrite la discipline, et les nom, adresse et qualité de celui qui fait la demande. Un exemplaire signé de la police d’assurance ou à défaut l’engagement de souscrire un contrat conforme au modèle type prévu à l’annexe III-21-1.
Débit de boissons et assurance
Par ailleurs, si vous décidez d’ouvrir temporairement un débit de boisson pendant le tournoi sportif, vous devez adresser une demande auprès de la mairie au moins 3 mois avant la date prévue et 15 jours en cas d’événement sportif exceptionnel. Vous devez souscrire une assurance couvrant la responsabilité civile de l’association, des participants, et des membres (salariés et bénévoles) qui prennent part à l’organisation du tournoi sportif. Par ailleurs, ces garanties doivent également couvrir les arbitres et les juges ainsi que le personnel de service d’ordre ou de sécurité mobilisé.
Prévenir la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité si la compétition reçoit plus de 1 500 personnes dans un établissement recevant du public ou ERP.
Billetterie et Inscriptions
Mettre en place une billetterie (manuelle ou en ligne) même si le tournoi sportif n’est pas à but lucratif. En principe, seuls les événements payants nécessitent une billetterie, toutefois cela reste conseillé pour connaitre la recette, entre autres choses. Les billets doivent être numérotés et comporter 3 volets précisant la date, l’heure et le titre. Avec HelloAsso, créez gratuitement votre billetterie en ligne et vendez vos tickets et collectez les paiements sans qu’aucuns frais ou commission ne soit appliqués. Vous pouvez suivre les transactions en temps réel, consulter les participants puis le jour de l’évènement, il ne reste plus qu’à scanner les billets avec l’application dédiée.
Une billetterie en ligne pour votre événement qu’il soit gratuit ou payant est toujours utile. Et pourquoi ne pas penser à ouvrir une boutique en ligne pour vendre des goodies à l’effigie de vos équipes !
Voici un exemple de formulaire d'inscription à un tournoi:
Organisation du Tournoi
Votre tournoi ne doit pas empiéter sur d’autres évènements similaires. Il sera plus attractif auprès des équipes si vous choisissez une date durant la période habituelle des tournois de foot dans votre région. Il est préférable de communiquer au plus tôt la date choisie dans la mesure où le temps de préparation peut être long et l’organisation demande de l’anticipation. Selon le nombre de terrains dont vous disposez et le nombre d’équipes prévues, vous pourriez avoir besoin d’organiser le tournoi sur un week-end. La catégorie d’âge choisie vous donne une indication sur la formule du tournoi et doit être adaptée aux terrains disponibles. Le tournoi devra au moins inclure un terrain de foot. Il est nécessaire de créer un règlement propre au tournoi !
Déclaration et Communication
Votre tournoi doit faire l’objet d’une déclaration à l’instance de rattachement selon le niveau dudit tournoi, au moins deux mois à l’avance. Il est vivement conseillé de communiquer sur le tournoi le plus tôt possible. Vous aurez la possibilité de récompenser les équipes en fonction de leur classement.
Gestion des Autorisations et Remerciements
Une grosse partie du travail pour l’organisateur consiste à obtenir les autorisations nécessaires pour son événement (on ne le voit pas forcément quand on est coureur à pied mais c’est un travail de longue haleine). Il y a tout un travail de prise de contact par courrier avec les mairies, la préfecture, les élus locaux. D’année en année, en conservant bien vos méthodes et vos documents, vous arriverez à être de plus en plus efficaces. Vous n’êtes pas inspiré pour écrire à Monsieur le Maire ? Voici des modèles de demandes d’autorisation, de demande de subvention ou encore d’utilisation d’un espace.
Votre périple commence ici : avez-vous l’accord de la mairie pour organiser dans ce village ? Est ce que votre circuit traverse ou touche d’autres communes. Créez une carte avec le circuit, dessinez le départ, l’arrivée puis contacter les mairies pour obtenir les autorisations. Comme vous pourrez le constater, le parcours emprunte des chemins de votre commune. J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir autoriser le passage de notre manifestation sur votre commune. Afin d’assurer la réussite de notre événement, nous devons faire face à des dépenses qui ne pourront pas être couvertes à elles seules par les frais d’inscriptions.
Le [date], notre club [nom de l’association] aura en charge l’organisation du [nom de votre épreuve, avec les explications.]. Je viens par ce courrier vous demander l’autorisation d’organiser [nom de la course], qui se déroulera [date] en forêt de [nom de la forêt] et au départ de [nom du village]. Nous avons regroupés les accords des différentes communes concernées par notre manifestation et nous avons fait les démarches sur le site de Natura 2000 pour vérifier que nous n’empruntions pas des zones protégées. Le directeur de course [Nom du responsable] se tient à votre disposition pour tous renseignements que vous jugeriez utiles.
Votre événement est terminé ? N’oubliez pas de remercier les élus ou les instances qui vous ont permis de le réaliser. Tout d’abord parce que c’est important de dire merci mais aussi pour donner des informations (sur l’événement passé et à venir). Notre manifestation s’est parfaitement bien déroulée, la mise à disposition de vos installations a grandement contribué à la réussite de cette journée sportive.
Responsabilités et Sécurité
En tant qu’organisateur, il est de votre responsabilité de vous assurer que les mineurs ont l’autorisation de leur(s) responsable(s) légal. Demandez aux moins de 18 ans de faire signer une autorisation parentale leur donnant le droit de participer à votre course. Dans le cadre d’un raid multisports, il peut être intéressant de proposer un certificat médical type au moment de l’inscription. L’internaute pourrait alors le télécharger et le donner directement à son médecin pour le faire signer.
Tableau des Signaleurs
Ce tableau recense tous vos signaleurs. Notez les noms, prénoms, date de naissance et les numéro de permis de conduire (c’est une information demandée par la préfecture pour les demandes d’autorisation) de chaque signaleur. Ce tableau vous sera aussi utile le jour de la course. Distribuez-le à chaque signaleur sur la route, pour qu’ils puissent communiquer entre eux en cas de problème (et notez le numéro des secouristes ou du PC course dessus).
Tableau de Renseignements
Le tableau de renseignements est un document que vous pouvez joindre en plus de la carte IGN, pour faire les demandes d’autorisation en mairie ou en préfecture. Ce tableau permet de lister tous les chemins, les intersections et les changements de direction de votre circuit. La carte, c’est le document que vous insérerez dans chaque dossier pour vos demandes d’autorisation (préfecture, ONF, communes) mais aussi le jour de la course.
Conseils pour une lettre de demande de sponsoring réussie
Pour réussir votre lettre de demande de sponsoring, il est important de bien comprendre les objectifs du sponsor, de présenter un projet bien conçu et de montrer comment le sponsoring peut aider à atteindre à la fois vos objectifs mais également ceux de l’entreprise sollicitée.
- Évitez d’envoyer des demandes de sponsoring à des entreprises qui ne sont pas en lien avec votre secteur.
- Il est important d’être clair et concis afin que le destinataire comprenne rapidement le but de votre demande. En effet, avec le nombre important de demande de sponsoring, les entreprises ont généralement peu de temps à accorder à la lecture d’une lettre.
- Si possible, incluez dans votre demande les données sur le marché cible et les futurs participants de votre événement.
- Ne passez pas par quatre chemins et mentionnez directement dans la lettre de sponsoring le montant dont vous aurez besoin, s’il s’agit d’un sponsoring à but financier. Il est attendu que vous exprimiez précisément l’usage que vous allez faire du budget, objet ou service demandé.
- Proposez des avantages en échange du sponsoring. Il peut s’agir de publicité additionnelle générée, de la mise en avant sur vos supports de communication, de l’attache du nom de l’entreprise au nom de votre événement etc.
- Remerciez le destinataire pour son temps et son attention et assurez-le de votre engagement à mener à bien votre projet.
- Assurez-vous que votre lettre de demande de sponsoring soit professionnelle et exempte d’erreurs. L’utilisation d’une grammaire correcte et d’une présentation soignée montre au sponsor que vous êtes sérieux et que vous prenez soin des détails.
Pour convaincre des sponsors, il est crucial de présenter des arguments originaux et percutants qui mettent en avant l’unicité de votre projet:
- Accès à des données exclusives : Proposez aux sponsors des insights détaillés sur le comportement et les préférences de votre public.
- Création de contenu co-brandé : Offrez aux sponsors la possibilité de co-créer du contenu (articles, vidéos, podcasts) qui peut être diffusé sur vos canaux.
- Engagement via les réseaux sociaux : Mettez en avant des initiatives de visibilité sur les réseaux sociaux, comme des challenges ou des campagnes de hashtag qui impliquent les sponsors.
- Partenariat sur le long terme : Mettez en avant la possibilité de développer une relation à long terme, en proposant des opportunités de sponsoring pour plusieurs événements ou projets.
Quel que soit l’événement que vous prévoyez, Weezevent est à vos côtés pour vous offrir des solutions de billetterie et d’inscriptions en ligne.
En espérant que cette offre puisse retenir votre attention, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes cordiales salutations.
Le modèle de lettre "Proposer un match amical à une association sportive" est gratuit sur Lettres-Utiles ! Utilisez gratuitement ce modèle de lettre pour votre courrier.
Par la présente, ... (le club, l'association, etc. + adjectif de ville ou de village + Nom) organise un tournoi de ... (volley-ball, tennis, poker, etc.) cet événement espère avec vous les valeurs ... , ... (le club, l'association, etc. + adjectif de ville ou de village + Nom) vous prie d'agréer, ...