L’assemblée générale (AG) d’une association sportive est une instance de décision destinée à régir la vie de l’association. Elles permettent d’en rassembler tous les membres. C’est également le lieu qui permet de rendre compte des activités passées et de discuter des projets à venir. Ce n’est pas une réunion légalement obligatoire, mais elle est vivement recommandée. Les assemblées générales sont indispensables pour le bon fonctionnement de toute association.
Rôle et Importance de l'Assemblée Générale
L’assemblée générale est la première et la plus importante instance de décision au sein de l’association. C’est le lieu de prise des décisions touchant à son avenir et à sa gestion courante. En effet, c’est au cours des assemblées que sont prises les décisions importantes pour le fonctionnement de l’association. De ce fait, elle exerce un pouvoir de contrôle et veille à la bonne marche de l’association. C’est un moment où les plus importantes décisions sont prises, notamment celles relatives à la vie de l’association.
En outre, elle représente le seul organe autorisé à poser des actes vitaux. En effet, elle a le pouvoir de modifier ses statuts, de conclure sa dissolution, de choisir ses membres dirigeants, etc.
AVIGNON - ASSEMBLEE GENERALE FEDERATION FRANCAISE DE RUGBY
Cadre Législatif et Recommandations
Du point de vue législatif, la loi de 1901 n’impose pas aux associations l’obligation de tenir des assemblées générales, pas même la réunion constitutive. Néanmoins, il est recommandé qu’elles tiennent au moins cette première assemblée, puis les assemblées générales ordinaires une fois par an.
Fréquence et Objectifs de l'Assemblée Générale
L’assemblée générale se tient généralement une fois par an. Son organisation et sa tenue sont encadrées par les statuts. Les questions relatives au fonctionnement courant l’association y sont abordées. Cette assemblée est tenue pour voter le budget, présenter le bilan, planifier des activités de l’année et déterminer la somme des cotisations. Le pouvoir de cette instance de décision est très large.
Qui Peut Participer ?
En principe, tous les membres peuvent participer aux assemblées générales, sauf si les statuts ou le règlement intérieur fixent des conditions d’accès aux AG. Il peut s’agir par exemple du paiement des cotisations, de l’ancienneté des membres, ou du critère d’âge minimum requis.
Il est également possible de donner accès aux AG aux membres non actifs, même s’ils ne prennent pas part aux scrutins pour prendre des décisions. Il s’agit par exemple des sympathisants, partenaires, des salariés travaillant dans l’association sportive, ou d’anciens sociétaires.
Préparation de l'Assemblée Générale
L’organisation d’une AG d’AS commence en amont par la détermination de la date, l’heure et le lieu de l’AG. Les statuts peuvent fixer une période pour la tenue de l’AG. En général, l’assemblée générale ordinaire doit être organisée dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice comptable de l’association sportive. Donc, l’AG doit être tenue avant le 30 juin de l’année N+1.
Cependant, il est recommandé que la convocation soit faite individuellement par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle peut aussi être faite verbalement. Quant au délai pour convoquer les personnes concernées, il n’est pas souvent fixé par les statuts, et la loi n’impose rien à cet égard. Il arrive toutefois que certaines associations fixent un délai de 15 jours à un mois pour envoyer les convocations. Ce délai permet aux membres de préparer la réunion.
Procuration
Sauf disposition contraire dans le règlement intérieur ou les statuts, il est possible pour les membres de participer à l’AG ordinaire et extraordinaire et de voter par procuration. La procuration doit être signée et datée par celui qui donne la procuration. Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de mentionner dans la procuration le choix que doit faire la personne qui reçoit la procuration lors des votes.
De plus, la procuration doit être envoyée bien avant la réunion. Les statuts peuvent fixer le délai pour envoyer les procurations. Il est important de noter qu’une seule personne peut détenir plusieurs procurations. Il n’y a pas de limite légale. Seuls les statuts peuvent fixer une limite qui, lorsqu’elle n’est pas respectée, annule les résultats des votes et donc des décisions.
Bon à savoir : lorsque l’AG pour laquelle la procuration a été donnée n’a plus lieu, elle est d’office annulée, sauf disposition contraire des statuts. En effet, les statuts peuvent prévoir des cas particuliers dans lesquels la procuration reste valable.
Il est souvent joint à l’invitation l’ensemble des documents qui doivent être présentés lors de l’assemblée pour que les personnes concernées en prennent connaissance avant la séance.
Déroulement de l'Assemblée Générale
Le déroulement de la réunion débute par la vérification des présences et des absences. Pour ce faire, la feuille de présence est émargée par toutes les personnes présentes. Celles qui sont titulaires d’une procuration doivent le mentionner. Ensuite, il faut choisir le président de la séance. Néanmoins, cela n’est pas nécessaire lorsque les statuts ou le règlement intérieur désignent pour cette fonction le président de l’association.
Les règles de validation du quorum pour une assemblée générale sont généralement définies dans les statuts. Le quorum représente le nombre de personnes qui doivent être présentes à la réunion. Il doit être respecté afin que la réunion puisse être considérée comme effective et que les décisions qui y sont prises soient valides. Le quorum peut être vérifié à partir de la liste de présence.
L’ouverture de la réunion se fait obligatoirement par un discours du président. Ce dernier présente l’ordre du jour et également les différents documents et demande un amendement de l’ordre du jour. Ces amendements de l’ordre du jour doivent être pris en compte. Le discours du président est obligatoire.
Rapports Présentés
Au cours des assemblées générales, le président doit présenter le rapport moral. C’est un document qui permet de rendre compte des activités effectuées au nom de l’association et de son fonctionnement courant. Le rapport moral est un compte-rendu sur la gestion de l’association et sur les projets à venir. D’ailleurs, ce document fait partie des rapports annuels qui doivent forcément être présentés lors des AG, dans le but d’être approuvé par les membres lors des discussions.
En ce qui concerne les rapports financiers, ce sont des documents comptables édités chaque année par la trésorerie de l’association sportive. Ce document doit également être présenté lors des assises en assemblée afin d’être approuvé. L’établissement du rapport financier repose sur le bilan comptable et les comptes des résultats. En général, pour les petites associations, la présentation du rapport financier se résume en une présentation simple des dépenses et des recettes. Lorsque le résultat est négatif, il convient que le montant soit expliqué. Il faut aussi présenter les mesures qui seront prises pour rééquilibrer la situation financière de l’association. Le rapport financier de même que le rapport moral sont soumis à l’approbation par vote des membres présents.
Débats et Votes
Après le discours introductif du président, les débats peuvent commencer point par point suivant l’ordre du jour. Chaque membre a le droit de s’exprimer sur chaque point. Sur chaque point à l’ordre du jour, un vote doit être fait avant de passer au point suivant. Il est conseillé de fixer dans les statuts le mode de vote. Ainsi, le scrutin peut avoir lieu soit à main levée soit par bulletin secret. Les statuts peuvent prévoir l’utilisation d’un mode de scrutin en fonction du sujet abordé.
Pour qu’une décision soit adoptée, il existe plusieurs types de règles de majorité, suivant le sujet abordé. On parle de règle de majorité lorsque le nombre de voix défavorable est simplement inférieur au nombre de voix favorables. La majorité absolue nécessite que les voix favorables représentent au moins la moitié de l’ensemble des voix plus une voix.
Procès-Verbal
Sauf disposition contraire des statuts, la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale est facultative. Cependant, le PV est un document essentiel à la gestion de l’organisme. C’est un document écrit qui sert de preuve en cas de litige. C’est également un moyen de suivre ses différentes actions et de faire présenter une transcription exhaustive du déroulement de la réunion.
Le procès-verbal doit être rédigé au cours de la séance par le secrétaire de la réunion. Il doit être impérativement signé par le président de la séance. La rédaction d’un modèle de PV d’assemblée générale doit être simple et précise. Le PV peut être photocopié et transmis à chaque membre. En revanche, il est crucial qu’une copie soit conservée et rangée dans un registre d’assemblée générale déposé au siège de l’association.
Le procès-verbal a une portée juridique. De fait, une copie d’un extrait ou de la totalité du document doit être certifiée conforme et adressée dans un délai de trois mois à la préfecture, notamment dans le cas de la modification des statuts (modification de la dénomination, du siège social ou encore le changement du dirigeant).
En outre, pour que les décisions prises lors de la réunion d’assemblée soient opposables aux tiers, le PV doit être obligatoirement publié au Journal officiel des associations.